01
需求沟通
启动阶段 · 约 1 周
主办方工作
- 说明赛事目标与参与群体
- 提供初步活动时间与场地信息
- 明确预算范围与期望交付物
服务商工作
- 梳理需求并确认关键约束
- 提出赛事框架建议
- 输出需求确认单
交付物： 需求确认单、赛事框架建议书
合作流程与分阶段沟通方式
五个阶段，每个节点都有明确产出，让赛事筹备过程可预期、可跟进。
五阶段合作时间线
从需求沟通到复盘归档，每个阶段解决一组具体问题。双方按阶段推进，每步完成后进入下一步，避免信息遗漏和返工。
02
方案确认
细化阶段 · 约 1-2 周
主办方工作
- 审核方案中的规则与流程
- 确认报名渠道与宣传口径
- 反馈修改意见并确认终稿
服务商工作
- 编写完整赛事执行方案
- 设计报名表与赛程框架
- 制定风险预案与备用计划
交付物： 赛事执行方案、报名表模板、赛程框架
03
执行准备
筹备阶段 · 赛前 2-4 周
主办方工作
- 确认参赛名单与分组信息
- 协调场地与物资到位
- 通知参赛团队赛事安排
服务商工作
- 完成报名数据核对与分组
- 制作赛程表与秩序册
- 确认现场人员分工与物料清单
交付物： 参赛名单、赛程表、秩序册、物料清单
04
现场执行
比赛阶段 · 赛前 1 天至赛程结束
主办方工作
- 现场致辞与规则公布
- 确认成绩与奖项结果
- 处理临时协调事项
服务商工作
- 布置赛场与检查设备
- 引导签到与检录流程
- 记录成绩并处理现场问题
交付物： 现场执行记录、成绩登记表
05
复盘归档
收尾阶段 · 赛后 1 周内
主办方工作
- 确认最终成绩与获奖名单
- 反馈现场体验与改进建议
- 确认资料归档范围
服务商工作
- 整理成绩册与影像资料
- 汇总问题清单与改进建议
- 提交完整项目归档包
交付物： 成绩册、问题总结、项目归档包
阶段协作说明
合作不是单方面交付，而是双方按节奏配合。以下说明帮助主办方了解每个阶段需要投入的精力与对接方式。
沟通节奏
每个阶段至少安排一次正式对接会，日常通过微信或邮件同步进展。紧急事项在 4 小时内响应，不积压问题到下一次会议。
资料同步
主办方提供的名单、场地信息、规则要求等资料，统一通过文档方式传递。服务商在收到资料后 1 个工作日内确认完整性。
变更管理
任何影响赛程或人员安排的变更，以书面形式提出。服务商评估影响后给出调整方案，双方确认后执行，避免口头约定。
验收方式
每个阶段交付物由主办方确认后再进入下一阶段。确认方式包括邮件回复或对接会签字，确保每步有记录可查。
关于合作流程的常见问题
以下问题来自赛事主办方在启动合作前最常询问的事项，点击可查看对应解答。